Buro Beeld BV, Adviesbureau gericht op gebiedsontwikkelingsprojecten!
Print deze Post

– Beheerprojecten in kaart

Buro Beeld geeft weer (over)zicht in capacitijd

Veel gemeentes zijn bezig met onderhoudsprojecten aan de openbare ruimte zoals het vervangen van rioleringen, her-straten van gebieden, verbeteren van kades, plaatsen van parkeermeters, aanleggen van glasvezelkabel, plaatsen van stoplichten bij een kruispunt enzovoorts. Het komt nogal eens voor dat er zoveel projecten lopen dat het over- en inzicht ontbreekt. Hierdoor kan het bijvoorbeeld gebeuren dat dezelfde straat om verschillende redenen meerdere keren per jaar wordt opengebroken. Maar ook kan het gebeuren dat er in 1 jaar een grote piekbelasting ontstaat bij het uitvoerende en controlerende ambtenarenapparaat.

Buro Beeld heeft een ‘tool’ ontwikkeld waarmee eenvoudig sturing kan worden gegeven aan een geclusterde spreiding van de (onderhouds-)projecten in ruimte en tijd. Met de tool kunt u tevens de piekbelastingen en cashflow managen. De planning van elk individueel project is gekoppeld aan geld en capaciteit en kan worden geconsolideerd. Hiermee kunnen we eenvoudig laten zien wat de cashflow binnen de afdeling is en de hoeveelheid manuren in een bepaalde tijd die nodig is om alle projecten te realiseren. Dan kan de keuze worden gemaakt of iets per sé nu moet worden gedaan, of dat iets kan worden uitgesteld naar een volgend jaar. Daarnaast kunnen we de projecten er op de geografische ondergrond aan elkaar koppelen waardoor onnodige buurtoverlast wordt beperkt en er dus maar 1 keer een straat hoeft te worden opengebroken. Met de tool krijgt u ten slotte een stevig inhuurinstrument in handen.

De tool heeft zich bewezen voor een gemeente van 76.000 inwoners, waar maar liefst 220 civiele projecten waren benoemd. De opdrachtgever is binnen een jaar weer in control van zijn projecten.

De werkwijze en functionaliteit van de tool is als volgt. Eerst is onderzocht welke projecten waren opgenomen in het Meerjarig Beheer en Onderhoudsprogramma, hoe deze in tijd waren gefaseerd en welke budgetten bij de betreffende projecten zijn vastgesteld.

  • De projecten (220 in totaal) zijn eerst op hoofdlijnen, gesplitst in fasen, opgenomen in onze ‘planningstool’. Met het nieuwe overzicht van de vele projecten en hoe deze in tijd en ruimte met elkaar in verhouding staan, werd snel inzichtelijk dat er een enorm stuwmeer aan projecten op te korte termijn was gepland. De uitvoering van de projecten werd daardoor niet haalbaar geacht.
  • Om te kunnen sturen op uitvoering zijn vervolgens aan de projecten ook de – op dat moment bekend zijnde -budgetten toegevoegd in de planningstool. Er is een vaste verdeelsleutel aan de betreffende fasen van de individuele projecten gekoppeld. Daarmee kan worden gestuurd op tijd, cashflow en capaciteit om te komen tot een goede verdeling van projecten, budgetten en personele inzet.
  • Als gevolg van de onderlinge budgetverschuivingen (waardoor niet meer inzichtelijk was welk budget bij welk project hoorde) heeft Buro Beeld eerst een zogenoemde nulsituatie gecreëerd. Zo werd inzichtelijk welke budgetten aan welke projecten waren gekoppeld en van waaruit de projecten gefinancierd werden conform oorspronkelijke besluitvorming.
  • Met deze nulsituatie als vertrekpunt zijn prognoses opgesteld om te onderzoeken hoeveel middelen benodigd zijn om projecten af te kunnen ronden. Dit betekent dat een nieuwe verschuiving van budgetten aan de raad ter besluitvorming is voorgelegd.
  • Om de raad een duidelijk beeld te geven van het verloop van de budgetten, is aan de hand van tweemaandelijkse voortgangsrapportages een overzicht opgesteld van de uitgaven en verplichtingen in relatie tot de beschikbare budgetten. Daarnaast zijn prognoses opgenomen om een actuele stand van zaken te geven van wat nodig is om projecten af te ronden in verhouding tot de beschikbare middelen.

 

Door de prognoses te verwerken in de planningstool werd een duidelijk beeld verkregen van de workflow op basis van de cashflow. Het streven was een zo optimaal mogelijke cashflow in combinatie met een zo gelijkmatig mogelijke capaciteitsinzet per functie per project. De opdrachtgever wil immers een zo gelijkmatig mogelijke personele inzet voor die projecten. Met de planningstool van Buro Beeld kan de opdrachtgever gemakkelijk op hoofdlijnen schakelen met cashflow/tijd/projecten/capaciteit intern/capaciteit extern.

Tweemaandelijks is een verantwoordingsrapportage opgesteld voor het management, de directie en het gemeentebestuur. Ook is een duidelijk beeld geschetst van wat er de komende jaren staat te gebeuren en welke middelen daarvoor in de begroting moeten worden vrijgemaakt.

Met de planningstool kan bovendien worden gestuurd op externe capaciteit, zoals het inhuren van ingenieursdiensten, directievoerders, toezichthouders. Ook kan eenvoudig inzichtelijk worden gemaakt welke projecten op korte termijn opgestart moeten worden, welke projecten lopen en welke projecten zich in de afrondende fase bevinden. Zo is snel duidelijk hoe met de (soms schaarse) capaciteit omgegaan moet worden.

De tool die Buro Beeld bij de gemeente heeft ingezet is binnen iedere organisatie groot of klein met veel of weinig projecten inzetbaar. De eenmalige investering om de tool te implementeren is binnen 1 jaar weer terugverdiend en levert een structurele besparing op waardoor je met hetzelfde budget meer civiele projecten kunt realiseren.

Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Rob van Bijleveld r.van.bijleveld@beeld.nl